吉川ビジネスシステムズ【YBS】

パソコン操作方法豆知識
メールの小技あれこれ@

メールはもはや、仕事でもプライベートでも、なくてはならないツールとなりました。 だからこそ「ついうっかり」や「メールが溜まりすぎてごちゃごちゃ」といった、ちょっとしたつまずきを感じることも多いもの。 今回はメールに関するちょっとしたテクニックをご紹介します。

※記事中ではWindowsメール(Windows Vista)を使ってご紹介していますが、 Outlook Express(Windows XP)やWindows Liveメール(Windows 7)でも、 ほぼ同様の手順で同じ機能をご利用いただけますので、ご参照ください。

⇒ 「メールの小技あれこれA」

すぐに送信しない

「ファイルを添付し忘れて送信してしまった!」「メール文を作成途中で、うっかり送信してしまった!」 といったことはないでしょうか。送信してしまったメールは残念ながら戻ってきません。
「うっかり送信が多くて、どうにかしたい……」という方は、メールをすぐに送らない設定にしておくことをお薦めします。

[ツール→オプション→送信]の「メッセージを直ちに送信する」のチェックを外す

こうしておくと、作成画面からメールの送信ボタンをクリックしても、すぐには送信されず「送信トレイ」に一度置かれます。 その後「送受信」ボタンをクリックすることにより、初めて送信されます。
操作にワンクッション入ることで「添付を忘れた!」といったミスも気付きやすくなります。

すぐに送信しない
アドレスにひと工夫

メールを受信した際の宛先の部分には、送信元のアドレス帳に登録されている名前が表示されます。 アドレス帳の登録が呼び捨ての場合は、もちろんそのまま表示されてしまいます。気にしない方も多いかもしれませんが、 特にビジネスで使用している場合は、敬称が入っていた方が気持ちの良いものですね。
アドレス帳の「姓」と「名」を組み合わせたものが「表示名」に表示されますが、 この表示名内に敬称を追加入力しておくといいでしょう。(あるいは「名」の後に敬称を付けておきます)

アドレスにひと工夫
アドレスを一発検索

メールの宛先を入力するときはアドレス帳から選択するのが一般的ですが、 アドレス帳が雑然としていてなかなか必要な宛先を見つけられない場合、文字入力で検索をすることもできます。

  1. 「宛先」にメールを送りたい相手の名前や会社名を入力し、キーボードから Ctrl+K を押す。
  2. 入力した文字列を含むアドレスが表示されるので、メールを送りたい相手を選択する。

アドレスを一発検索
署名を活用する

「メールの最後に自分の連絡先を書かずに送信してしまった」 「いちいち入力するのは面倒」という方は、「署名」を活用しましょう。 署名を設定しておくと、メール作成時に自動的に署名が入ります。

  1. [ツール→オプション→署名]作成ボタンをクリックしてテキスト内に連絡先等を入力
  2. 「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェック

署名は複数設定して使い分けることができます。上記の手順で2つ目以降の署名を作成しておき、 メッセージ作成時に[挿入→署名]から、使いたい署名を選択します。
1台のパソコンをビジネスとプライベート両方で使用している場合は、使い分けが便利かもしれませんね。

署名を活用する

⇒ 「メールの小技あれこれA」

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