ヘッダー・フッター活用術 −Excel編−

ExcelやWordで複数ページにわたる資料を作っているときにお世話になるのが、 ヘッダー/フッター機能。印刷時にページ毎にページ番号をつけたり、見出しやタイトルをつけたりする機能です。 文字通り、ヘッダーはページ上部にフッターはページ下部に表示されます。
今回はExcelのヘッダー・フッター機能についてご説明いたします。

規定のヘッダー/フッターを利用する

[ファイル→ページ設定]の、[ヘッダー/フッター]から設定します。
「ヘッダー(A):」「フッター(F):」欄の▼をクリックすると、Excelが用意したヘッダー/フッターが表示されます。(下図参照)

これらは、ページ数・日付・ファイル名・シート名・作成者・社外秘といった情報が組み合わされたものです。
ここに使用したいものがあった場合はそれを選択します。
これらの候補は配置も決まってしまっています。例えば、ページ番号は中央に配置されるようになっています。

オリジナルのヘッダー/フッターを設定する

「ページ番号は右側に配置したい」「『社外秘』ではなく、『機密情報』という表現にしたい」 「ページ番号は『−1−』と表示したい」というように、独自のヘッダー/フッターを使用したい場合は、 「ヘッダーの編集」「フッターの編集」ボタンをクリックします。

「左側」「中央部」「右側」と3つの枠があるので、ヘッダーやフッターを配置したい場所の枠内をクリックします。

 ……ページ番号  ……時刻
 ……総ページ数  ……ファイル名
 ……日付  ……シート名
  • 独自の見出し(例:「機密情報」など)を設定したい場合は、そのまま入力します。(上図@)

  • ページ番号やファイル名などは、ボタン(上図A)をクリックすることで設定できます。

  • フォントの書体やサイズを設定したい場合は、 ボタンで設定できます。

  • ページ番号を「−1−」と表示したい場合は、ページ番号ボタンをクリック後、 その左右に「− −」を入力してください。(上図B)

こんなこともできます

[ファイル→ページ設定]では、他にも見栄え良く印字するための設定ができます。主な機能をご紹介します。

[シート]
「行のタイトル」を設定することにより、ヘッダー/フッターとは別に、印刷時にすべてのページに表の見出し部分(項目名等)を出力できます。
「行のタイトル」の枠内をクリックした後、見出しにしたい行を選択します。例えば、1〜2行目を見出しとしてすべてのページに出力したい場合は、1〜2行目をマウスでドラッグします。

[ページ]
印刷時の拡大縮小指定ができます。
通常の印刷は拡大・縮小無し(100%)で行われますが、「この表を縮小して、なんとか1ページに収めたい!」といった場合、 「横1×縦1ページに印刷」と指定すれば、縮小率を自動で計算してくれます。
また、複数ページ(例:5〜6ページ程度)にわたる表で、横幅が少しだけページ幅からはみ出してしまうといった場合は、 「横1×縦10ページに印刷」と、横を1、縦を実際のページ数より余裕を持たせた値にしておけば、横幅が1ページに収まる程度の縮小率で印刷をしてくれます。 (縦が実際のページ数より少ないと、その分縮小率がきつくなりますので、ご注意下さい)

[余白]
[ページ中央]の「水平」「垂直」を使うと、表全体を用紙の水平方向または垂直方向に「中央揃え」して印刷してくれます。

 

いかがですか? 今回はExcelの「ヘッダー/フッター」をご紹介しましたが、案外皆様からご質問をいただいたり、 重宝されていたりするのが、前ページでご紹介した[シート→行のタイトル]かもしれません。
次回はWordの「ヘッダー/フッター」についてお話したいと思います。

 

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